Sju tips inför en lyckad kontorsflytt

En kontorsflytt kräver i de flesta fall en hel del planering för att den ska bli lyckad. Det finns en hel del fallgropar och stora och varierande krav. Givetvis varierar kraven och behoven från fall till fall, men här är några tips om hur du får till flytten till ditt nya kontor.

Som erfaren flyttfirma i Solna kan vi hjälpa dig att få kontorsflytten att lyckas.

Vilka behov har ditt företag?

Första steget i flyttprocessen är att göra en ordentlig analys av vad företaget behöver. Är det ett större företag kan det vara bra att anlita en expert som kan komma med objektiva synpunkter. Dessutom är det viktigt att tänka långsiktigt. Kommer företaget att expandera och arbetssättet förändras? Ett bra sätt att analysera behoven är enkäter, intervjuer och workshops bland de anställda. Då klarnar behoven.

Vem ska leda flytten?

Det är alltid bra att utse en projektledare eller arbetsgrupp som tar ett helhetsgrepp på kontorsflytten. På detta sätt blir det lättare att tillgodose så många önskemål som möjligt i företaget. Kraven kan nämligen skifta på ett företag där det finns många olika arbetsområden.

Gör en kravlista

Analysen och projektledarens/gruppens arbete gör det möjligt att sätta upp en kravlista för det nya kontoret. Där ska det tydligt framgå vilka egenskaper och funktioner den nya lokalen ska ha. Lokalens plats, planlösning, budget, antal mötesrum, WC, kök, arkiv, eventuella skyltfönster – det är många beslut att ta.

Boka in visningar

Nu är det dags att ta sig en titt på utbudet och boka in visningar. Ett tips är att visa upp kravlistan för mäklare som är specialister på företagslokaler så kan de välja ut passande objekt. Naturligtvis kan ni även söka lokal på egen hand. Stirra dig inte blind på antalet kvadratmeter, lika viktigt är hur stor del av lokalen som går att utnyttja och om det finns tillgång till service.

Ta ett beslut

Förhoppningsvis har du nu hittat en lokal som passar verksamhetens behov. Då är det dags att skriva kontrakt. Kolla noga igenom kontraktet och ta reda på hur det kommer att fungera med el, vatten, städning, sophämtning etcetera.

Planera alla detaljer

Detta är en viktig fas som kan betyda mycket för arbetsmiljön och de anställdas trivsel och prestationer. Möblering, placering av eluttag, installation av trådlösa nätverk, hur ska de olika arbetsplatserna placeras, larm- och övervakningssystem – här finns det mycket som behöver planeras noga.

Uppdatera och avsluta avtal

Det finns ofta många gamla avtal från den gamla lokalen som måste uppdateras som telefoni, bredband, leveranser av kontorsmaterial och frukt etcetera. Kontrollera uppsägnings- och bindningstider.